Lieferanten finden, prüfen und bewerten: KI-Tools für Ihren Einkauf

Wie funktioniert die automatisierte Lieferantensuche?

Sie führt dieselben Schritte aus wie ein Sourcing-Analyst, nur schneller und mit einer Aufzeichnung jedes Schritts. Eine Anfrage kommt mit dem Teil, dem Material oder der Dienstleistung, den Zielregionen und den Muss-Kriterien herein. Das Tool erzeugt Suchanfragen, besucht Websites und Verzeichniseinträge möglicher Kandidaten und extrahiert strukturierte Fakten in ein Profil pro Unternehmen.

Diese Profile durchlaufen dann Ihre Prüfregeln. Eine Regel kann eine bestimmte Zertifizierung verlangen, Handelsunternehmen ausschließen, die sich als Hersteller ausgeben, eine Mindestgröße des Werks fordern oder die Ergebnisse auf bestimmte Länder beschränken. Kandidaten, die bestehen, werden bewertet und gereiht; ausgeschiedene behalten einen Vermerk, welche Regel sie entfernt hat, sodass ein Einkäufer die Entscheidung mit einem Klick übersteuern kann.

• Eingabe: ein Sourcing-Briefing mit Produkt, Spezifikationen, Regionen und harten Anforderungen.
• Suche: Websuche, Unternehmenswebsites, Branchenverzeichnisse und Listen, die Ihnen bereits vorliegen.
• Extraktion: Fähigkeiten, Materialien, Zertifizierungen, Standorte, Kontaktwege, Belegquellen.
• Prüfung: Ihre Regeln für Bestehen, Ausscheiden und Bewertung, jedes Mal gleich angewendet.
• Ausgabe: eine Shortlist in Rangfolge in einer Tabelle, einer Datenbank oder Ihrem Sourcing-System.

Welche Ergebnisse hat die Automatisierung der Lieferantensuche gebracht?

Für eine Beratung für Sourcing und Lieferantenqualität haben wir zwei Tools gebaut: Eines findet mögliche Lieferanten, das andere wendet die Prüfregeln des Kunden automatisch an. Zusammen brachten sie bei der Lieferantenrecherche eine Zeitersparnis von 85 % und eine Kostenersparnis von 91 %. Mehr dazu finden Sie in unseren Fallstudien.

Die Erkenntnis aus diesem Projekt prägt jedes Vorhaben. Der Suchteil lässt sich leicht vorführen; der Nutzen entsteht dadurch, dass das Prüfwissen aus dem Kopf eines erfahrenen Einkäufers festgeschrieben wird, sodass Nachwuchskräfte und das Tool es gleichermaßen konsequent anwenden.

Woher stammen die Lieferantendaten, mit denen wir neue Lieferanten finden?

Öffentliche Quellen leisten den Großteil: Unternehmenswebsites, Produktseiten, veröffentlichte Zertifikate, Branchenverzeichnisse und Mitgliederlisten von Branchenverbänden. Haben Sie Zugang zu kostenpflichtigen Datenbanken oder frühere Antworten auf Anfragen (RFQ), kann das Tool auch diese auslesen, im Rahmen der Bedingungen jeder Quelle.

Zu jedem extrahierten Fakt speichern wir Text und URL der Quelle. Meldet das Tool, dass ein Lieferant eine bestimmte Zertifizierung besitzt, kann der Einkäufer die Seite öffnen, auf der das steht. Fakten ohne Quelle werden als nicht verifiziert markiert und zählen nie für ein Bestehen.

Wie verhindern Sie, dass die KI Lieferanten oder Fakten erfindet?

Wir lassen das Modell nur aus Seiten extrahieren, die das Tool tatsächlich abgerufen hat, und nie aus dem Gedächtnis antworten. Jedes Unternehmen in der Ausgabe muss einer echten URL zugeordnet sein, und jedes Feld muss seinen Quelltext zitieren oder darauf verweisen.

Zusätzlich führt eine Dublettenbereinigung dasselbe Unternehmen zusammen, wenn es unter verschiedenen Namen gefunden wurde, und eine Stichprobe jedes Durchlaufs wird von einem Menschen mit den Quellen abgeglichen. Sinkt die Extraktionsqualität bei einem Feld, schlägt das Evaluierungsset Alarm, bevor es den Einkäufern auffällt.

Wie fügt sich die Shortlist in unseren Sourcing-Prozess ein?

Die Ergebnisse landen dort, wo Ihre Einkäufer ohnehin arbeiten. Kleine Teams nutzen oft ein filterbares Google Sheet oder eine AppSheet-App; größere übertragen die Profile in die Lieferantenstammdaten ihres ERP oder in eine eigene Datenbank mit Vergleichsansichten.

Die Kontaktaufnahme bleibt bei Ihren Mitarbeitern. Das Tool kann pro Lieferant eine erste Informationsanfrage (RFI) per E-Mail aus den gefundenen Fakten entwerfen, doch ein Einkäufer prüft und versendet sie. Antworten der Lieferanten lassen sich anschließend ins Profil zurückspielen, sodass die Datenbank mit jedem Projekt besser wird, statt jedes Mal bei null zu beginnen.

Mit welchen Systemen lässt sich das Tool verbinden?

Ein- und Ausgaben richten sich nach Ihrer bestehenden Umgebung. Sourcing-Briefings können über ein Formular, ein gemeinsames Postfach oder eine Zeile in einer Planungstabelle eingehen, und Ergebnisse lassen sich in Google Sheets, SharePoint-Listen, eine AppSheet-App, eine Postgres-Datenbank oder über die API in die Lieferantenstammdaten in NetSuite oder einem anderen ERP schreiben.

Meist ergänzen wir eine Vergleichsansicht, die Lieferanten der Shortlist anhand der Felder nebeneinanderstellt, die Einkäufern am wichtigsten sind, dazu Filter nach Region, Fähigkeit und Prüfstatus. Wird ein Lieferant später freigegeben, fließt dieser Status in die Datenbank zurück, sodass die nächste Suche bekannte, geprüfte Anbieter vor neuen Namen einordnet.

Was kostet der Betrieb eines Tools zur Lieferantensuche?

Die laufenden Kosten entstehen durch Aufrufe der Such-API, das Abrufen von Seiten und Modellaufrufe pro Kandidat, und sie steigen mit der Zahl der Lieferanten, die jede Anfrage prüft. Wir deckeln die Kosten pro Sourcing-Anfrage, protokollieren jeden Aufruf und zeigen die Kosten pro Shortlist in einem einfachen Bericht.

Die Entwicklung wird nach einer kostenlosen Analyse einiger früherer Sourcing-Anfragen zum Festpreis angeboten. Code, Prompts, Regeln und die aufgebaute Lieferantendatenbank gehören Ihnen.